Test d’aptitude aux systèmes de gestion de feuilles de temps

Voici un test gratuit pour évaluer le degré de préparation de votre entreprise aux systèmes de gestion de feuilles de temps.

Ce test a pour finalité de vous montrer si votre entreprise est prête à se lancer dans la mise en œuvre et l’adoption d’un système de gestion de feuilles de temps. Le test est réparti en quatre sections : préparation du déploiement, intégration, rapports et instauration d’une culture de suivi
du temps et des dépenses.

Ce test est le fruit d’une longue collaboration avec des centaines d’entreprises qui ont mis en œuvre des systèmes de gestion de feuilles de temps. Nous avons pu identifier avec le temps les facteurs essentiels et les bons procédés permettant de maximiser les probabilités de rentabilité optimale d’une telle initiative.

Voici les objectifs visés par le test:

1. Permettre à votre organisation d’évaluer succinctement son degré de maturité en matière de « suivi des efforts ». Ce concept se définit comme la quantité de temps consacrée par une personne pour s’acquitter de son travail, que la tâche soit administrative, facturable,
   de formation ou entre dans le cadre d’un projet.
2. Mettre en exergue les aspects les plus importants à clarifier et à examiner avant de vous lancer dans une initiative qui risque de s’avérer longue et coûteuse.
3. Vous fournir les informations les plus pertinentes en vue de sensibiliser les intervenants dans l’organisation.
4. Faire office de liste de vérification qui vous aidera à vous préparer convenablement à la mise en place du système de suivi.

Ce test se propose de vous montrer si votre entreprise est suffisamment prête à se lancer dans un tel projet. Tout résultat inférieur à la note élevée sous-entend forcément la nécessité pour l’entreprise de travailler davantage la préparation et la planification dans les phases d’analyse, de sélection et de pré-implantation de ce projet.

Il est fortement recommandé d’approcher un grand nombre de personnes dans l’entreprise (incluant les intervenant clés de l’opération) et de les sonder de manière indépendante afin que vous puissiez ensuite rencontrer les participants et débattre tous ensemble des notes et des réponses obtenues. Si des conflits apparaissent dans certains aspects cela supposera une note inférieure.

Voici le barème de notation :

• Réponse positive (Oui) 3 points
• Réponse évasive (Un peu) 1 point
• Réponse négative (Non) 0 poin

Déploiement de logiciels de feuilles de temps

Q 1 - Avez-vous obtenu l’aval de la direction pour la mise en place d’un logiciel de feuilles
de temps ?

Les cadres supérieurs de l’entreprise doivent être conscients de l’ampleur de l’opération et montrer leur plein engagement dans la mise en place de la solution au niveau de l’ensemble de l’organisation. Si le déploiement ne concerne qu’un service ou une unité opérationnelle, les mêmes remarques concerneront le responsable de l’opération. Sans un tel soutien, le projet risque de connaître un dépassement budgétaire et de buter sur certains obstacles comme la résistance interne au changement.

Q 2 - Avez-vous dégagé l’enveloppe budgétaire, évalué le retour sur investissement et identifié les objectifs tangibles et intangibles pour la mise en place d’un système de gestion de feuilles de temps ?

Il est important de définir par écrit des objectifs quantitatifs et qualitatifs et les communiquer au fournisseur; vous devez aussi convenir des étapes à réaliser et de l’échéancier pour atteindre ces objectifs.

Q 3 - Avez-vous désigné une seule personne pour prendre en charge l’opération ?

Il est essentiel d’avoir un seul expert en solution qui aura à assumer seul la responsabilité de la réussite ou de l’échec du projet. La personne en question doit s’investir pleinement dans le projet, particulièrement pendant les phases initiales.

Q 4 - Avez-vous défini une structure OBS (structure de répartition de l’organisation) ?

La structure OBS (ou organigramme fonctionnel) désigne la composition hiérarchisée des unités, groupes, équipes et utilisateurs dans l’organisation. La production de rapports est l’un des aspects les plus cruciaux d’un système de gestion de feuilles de temps. Si la structure OBS est exagérément élaborée, le choix par les utilisateurs des activités à exécuter risque d’être long et fastidieux. Une structure OBS détaillée améliore sensiblement l’analyse et la génération de rapports. Par contre, une structure OBS superficielle est plus facile à gérer mais elle n’offre pas le niveau de détails contenus dans les rapports et les aspects analytiques. Vous devez plutôt doser intelligemment l’arborescence OBS de manière à ce que vous puissiez réaliser le juste équilibre entre profondeur et simplicité.

Q 5 - Avez-vous défini une structure WBS (structure de décomposition du travail) ?

La structure WBS (ou organigramme technique) désigne la composition hiérarchisée des clients, projets, sous-projets et tâches dans l’organisation. La production de rapports est l’un des aspects les plus cruciaux d’un système de gestion de feuilles de temps. Si la structure WBS est exagérément élaborée, le choix par les utilisateurs des activités à exécuter risque d’être long et fastidieux. Une structure WBS détaillée améliore sensiblement l’analyse et la génération de rapports. Par contre, une structure WBS superficielle est plus facile à gérer mais elle n’offre pas le niveau de détails contenus dans les rapports et les aspects analytiques. Vous devez plutôt doser intelligemment l’arborescence WBS de manière à ce que vous puissiez réaliser le juste équilibre entre profondeur et simplicité.

Q 6 - Votre organisation a-t-elle une politique écrite de suivi du temps et des dépenses ?

Il est important d’avoir une politique documentée et écrite de gestion du temps et des dépenses convenue et signée par la direction. La solution de feuille de temps facilitera sensiblement l’application de vos règles et politiques en la matière.

Q 7 - Votre organisation a-t-elle une politique écrite de gestion des congés ?

Il est important d’avoir une politique documentée et écrite en matière de congés de maladie, congés personnels ou tous autres types de congés avec ou sans solde. La solution de feuille de temps facilitera sensiblement l’application de vos règles et politiques en la matière.

Q 8 - Avez-vous identifié les dispositions réglementaires qui s’appliquent à votre organisation
et auxquelles vous devez vous conformer ? Avez-vous informé les directeurs de la manière
dont le système de gestion de feuilles de temps peut aider votre entreprise à respecter la réglementation qui régit votre type d’organisation ?

Le système de gestion de feuilles de temps doit offrir un profil conforme à certaines lois et réglementations. En voici quelques unes: loi Sarbanes-Oxley (articles qui concernent les contrôles internes), DCAA (comptabilisation des coûts pour les sous-traitants ayant des contrats gouvernementaux), SOP 98 (capitalisation des coûts de développement logiciel), FMLA (loi sur les congés pour raisons familiales et médicales) et FLSA (loi relative aux normes d’équité dans le travail).

Q 9 - Vos équipes internes ont-elles mutuellement convenu du format et du contenu des vues de feuilles de temps pour les divers types d’employés ?

Chaque entreprise (voire service) a ses propres préférences et besoins en matière d’usage et d’affichage des données de temps et de dépenses. Il peut par exemple arriver qu’une entreprise préfère entrer le pourcentage de travail consacré dans la semaine au projet alors que d’autres organisations exigeront de leurs employés (ou consultants) de saisir le nombre d’heures travaillées sur une tâche donnée. Ces vues peuvent contenir d’autres détails : travaux facturables, heures supplémentaires, congés, saisie de notes pour certains types d’entrées de temps et autres exceptions. Votre initiative dans ce sens exige de documenter préalablement tous les besoins des utilisateurs et des équipes avant de mettre en place le système envisagé.

Q 10 - Vos équipes internes et votre encadrement ont-ils convenu du processus d’approbation des feuilles de temps ?

Dépendamment du service ou du type de temps à gérer, le processus de validation des feuilles de temps peut prévoir ou non l’intervention du personnel administratif, des gestionnaires de projets ou des responsables de la paie ou de la facturation. L’entreprise doit donc documenter et valider les processus d’approbation des feuilles de temps et des dépenses avant de procéder à la configuration du système.

Q 11 - Avez-vous clairement documenté les règles de temps et de facturation et approfondi la discussion scénarios particuliers en matière de coûts et de facturation ?

Chaque entreprise a ses propres règles de coûts et de facturation : employés payés à l’heure (ou consultants facturés à l’heure), employés à tarifs fixes, projets facturés au jalon, projets à facturation majorée. Ces règles doivent être clairement documentées avec des exemples et les exceptions qui les concernent.

Rapports

Q 12 - Avez-vous identifié et défini les rapports courants de temps et de dépenses dont les gestionnaires et les directeurs ont besoin ?

Il est important de définir les rapports dont vous avez besoin ainsi que le format et les détails que doivent comporter ces états pour veiller à ce que les structures OBS et WBS ainsi que les autres paramétrages du système soient correctement mis au point.

Q 13 - Avez-vous identifié et défini les indicateurs de performance clés et les tableaux de bord dont vos cadres dirigeants ont besoin ?

Il est important de définir les indicateurs de performance clés et les tableaux de bord dont vous avez besoin, d’identifier les sources de données qui alimenteront vos tableaux de bord (par exemple données issues d’autres systèmes d’information) et d’identifier le format et les détails que doivent comporter ces tableaux de bord pour veiller à ce que les structures OBS et WBS ainsi que les autres paramétrages du système soient correctement mis au point.

Intégration

Q 14 - Les structures du logiciel de feuilles de temps sont-elles mappées aux comptes grand livre dans le système comptable ?

Le personnel opérationnel de l’entreprise (comme le directeur de l’exploitation, les gestionnaires de projets) doit travailler en collaboration avec le service financier pour établir une correspondance entre les travaux du projet et le système comptable de l’entreprise. La plupart des organisations préfèrent garder beaucoup de données hors du système financier et pointer plusieurs projets à un seul compte du grand livre (exemple : centre de coûts) pour les besoins d’élaboration des états financiers.

Q 15 - Avez-vous une stratégie claire pour lier les données de suivi du temps au système
de paie ?

Le personnel opérationnel de l’entreprise (comme le directeur de l’exploitation, les gestionnaires de projets) doit travailler en collaboration avec le service financier pour établir une correspondance entre les travaux du projet et le système de paie de l’entreprise. Les codes de paie peuvent être associés à des groupes, des utilisateurs ou des tâches spécifiques. Le système de gestion de feuilles de temps utilisera le mappage des codes de paie pour déterminer les données qui devront être exportées vers le système de paie.

Instauration d’une culture de suivi du temps et des dépenses basée sur les projets

Q 16 - La direction manifeste-t-elle un engagement complet dans le projet et est-elle résolue
à exploiter le logiciel de feuille de temps ?

Les membres de l’encadrement supérieur ont manifesté leur engagement à exploiter les rapports et les informations provenant du système de gestion de feuilles de temps dans le processus décisionnel.

Q 17 - Avez-vous un plan avalisé par la direction pour ancrer le système et favoriser son
accueil ?

L’expert en solution a élaboré un plan pour montrer aux utilisateurs tous les bienfaits du système. Les responsables supérieurs de l’entreprise apportent tout leur soutien en cas de résistance ou autres écueils pouvant survenir durant le processus de mise en œuvre.